Online-Terminbuchung – Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweis zur Online-Terminbuchung

Die Stadt Heilbronn bietet die Möglichkeit der Buchung von Online-Terminen, um Ihnen einen effizienten und barrierefreien Bürgerservice anbieten zu können. Im Folgenden informieren wir Sie gerne darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie bei uns online einen Termin vereinbaren.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

Stadt Heilbronn
Vertretungsberechtigt: Oberbürgermeister Harry Mergel
Marktplatz 7
74072 Heilbronn
Tel.: 07131 56-0
Fax: 07131 56-2999
E-Mail: posteingang@heilbronn.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Behördlicher Datenschutzbeauftragter der Stadt Heilbronn
Moltkestraße 35
74072 Heilbronn
E-Mail: datenschutzbeauftragter@heilbronn.de

2. Verarbeitungszweck und Datenkategorie

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite die Möglichkeit der Online-Terminbuchung hinsichtlich Terminen bei den Bürgerämtern der Stadt Heilbronn und der Kfz-Zulassungsstelle der Stadt Heilbronn. 

Wenn Sie das Online-Buchungssystem nutzen, werden folgende Daten von Ihnen verarbeitet: Personendaten (Vorname, Name, Geburtsdatum), Kontaktdaten (Postleitzahl, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (Angaben optional), Termin-Anliegen, IP-Adresse.

3. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4. Hosting

Das Online-Buchungssystem Smart CX, welches auf der Webseite der Stadt Heilbronn für Online-Terminvereinbarungen eingesetzt wird, wird von der SMART CJM GmbH, Heyenbaumstr. 139-141, 47802 Krefeld gehostet. Auf der Buchungsplattform Smart CX werden automatisch folgende Server-Log-Dateien erhoben und gespeichert: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage, IP-Adresse. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da die SMART CJM GmbH als Webseitenbetreiber von Smart CX ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung ihrer Website hat. Auf der Webseite von Smart CX werden durch Smart CX selbst keine Cookies gespeichert. Es können aber Services von Dienstleistern eingebunden sein, die Cookies einsetzen. Cookies sind kleine Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers abgelegt und gespeichert werden. Hierbei unterscheidet man zwischen technisch notwendigen und technisch nicht notwendigen Cookies. Rechtsgrundlage für die Speicherung von technisch notwendigen Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Rechtsgrundlage für die Speicherung von technisch nicht notwendigen Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, wenn der Nutzer hierfür seine Einwilligung erteilt hat. Über die Browsers-Einstellungen kann der Nutzer jederzeit gespeicherte Cookies löschen. Sogenannte Session-Cookies werden automatisch nach Beendigung der Browser-Sitzung gelöscht. Rechtsgrundlage für den Einsatz des Hosting-Dienstleisters hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 LDSG, um Ihnen den Online-Service in Form des Online-Buchungssystems anbieten zu können. Wir haben ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit der SMART CJM GmbH geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen im Datenschutzrecht vorgeschriebenen Vertrag, welcher gewährleisten soll, dass die personenbezogenen Daten der Nutzer des Online-Buchungssystems auf unserer Webseite nur nach unserer Weisung und unter Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeitet werden.

Die SMART CJM GmbH hostet die Applikation Smart CX bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Rechtsgrundlage für den Einsatz des Hosting-Dienstleisters ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da die SMART CJM GmbH ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung der Website hat, sowie § 25 TDDDG für die Speicherung von Cookies und den Zugriff auf die Informationen auf dem Endgerät des Nutzers. Die Einwilligung in die Speicherung von Cookies und den Zugriff auf die Informationen des Endgerätes können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die SMART CJM GmbH nutzt für die Applikation Smart CX die Analysedienste von IONOS WebAnalytics von der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur für Statistikzwecke. Hierbei werden folgende Daten verarbeitet: Referrer, angeforderte Webseite oder Datei, Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, verwendeter Gerätetyp, Uhrzeit des Zugriffs, IP-Adresse. Die Datenverarbeitung erfolgt anonymisiert, sodass hierdurch keine Rückschlüsse auf den Nutzer möglich sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die SMART CJM GmbH hat für die oben genannten Web-Dienste einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit der IONOS SE geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen im Datenschutzrecht vorgeschriebenen Vertrag, welcher gewährleisten soll, dass die Datenverarbeitung DSGVO-konform und unter Weisung der SMART CJM GmbH erfolgt.

Die SMART CJM GmbH nutzt die Content Delivery Network Dienste der Cloudflare Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Bei einem Content Delivery Network (CDN) handelt es sich um Server-Gruppen, welche Inhalte cachen, und so eine schnelle Übertragung von Website-Ressourcen (z.B. HTML-Seiten, Javascript-Dateien etc.) zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für den Einsatz von Cloudflare ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da die SMART CJM GmbH ein berechtigtes Interesse an einer möglichst fehlerfreien und sicheren Bereitstellung des Webangebotes hat. Durch die Serverstandorte des CDN außerhalb der EU kann es zu einem Datentransfer in einen Drittstaat (USA) kommen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sowie § 25 TDDDG für die Speicherung von Cookies und den Zugriff auf die Informationen auf dem Endgerät des Nutzers. Die Einwilligung in den Drittstaatentransfer sowie die Speicherung von Cookies und den Zugriff auf die Informationen des Endgerätes können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die SMART CJM GmbH hat mit der Cloudflare Inc. einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen im Datenschutzrecht vorgeschriebenen Vertrag, welcher gewährleisten soll, dass die Datenverarbeitung DSGVO-konform und unter Weisung der SMART CJM GmbH erfolgt.

5. Mailversand

Wir senden Ihnen über die SMART CJM GmbH per E-Mail eine Terminbestätigung. Die SMART CJM GmbH nutzt für die Applikation Smart CX den E-Mail-Dienst Mailjet. Anbieter ist die Mailjet GmbH, Alt-Moabit 2, 10557 Berlin. Die Mailjet GmbH ist Teil der Mailgun Technologies Inc., 112 E Pecan Sr. #1135, San Antonio, Texas 78205, USA. Bitte beachten Sie, dass es je nach Serverstandort hierbei zu einer Datenverarbeitung außerhalb der EU (USA) kommen kann. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre erteilte Einwilligung dabei jederzeit für die Zukunft widerrufen. Mailjet verarbeitet Nutzerdaten zu Statistikzwecken. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die von Ihnen zum Zwecke der Terminvereinbarung angegebene E-Mail-Adresse wird bei Mailjet in Log-file für 30 Tage gespeichert. Die Mailprotokolle, die Ihre Mailadresse, den Absender, den Versandzeitpunkt und Zustellungsinformationen enthalten, werden für 30 Tage gespeichert. Die SMART CJM GmbH hat für den oben genannten Web-Dienst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit der Mailjet GmbH geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen im Datenschutzrecht vorgeschriebenen Vertrag, welcher gewährleisten soll, dass die Datenverarbeitung DSGVO-konform und unter Weisung der SMART CJM GmbH erfolgt.

6. Speicherfrist

Wir löschen Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, wenn der Zweck der Verarbeitung entfällt und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Im letztgenannten Fall werden Ihre Daten für eine weitere Verarbeitung gesperrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht.

7. Betroffenenrechte

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie nach der DSGVO folgende Rechte:

Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO

Sie haben das Recht, eine Auskunft darüber zu verlangen, ob wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, haben Sie ein Auskunftsrecht über diese verarbeiteten personenbezogenen Daten und über die in Art. 15 Abs. 1 DSGVO aufgeführten Informationen.

Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten beziehungsweise die Vervollständigung Sie betreffender unvollständiger Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO

Sie haben das Recht zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO aufgeführten Gründe vorliegt.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO

Sie haben das Recht, die Einschränkung von Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der in Art. 18 Abs. 1 DSGVO aufgeführten Gründe vorliegt.

Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, bei Vorliegen einer der in Art. 20 DSGVO aufgeführten Fällen, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, beziehungsweise die Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Widerrufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sie haben das Recht, sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO verarbeiten, der Datenverarbeitung für die Zukunft zu widersprechen. Bitte beachten Sie, dass durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf unberührt bleibt. 

Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzgrundverordnung verstößt.

Die für die Stadt Heilbronn zuständige Aufsichtsbehörde ist gemäß § 25 Abs. 1 S. 1 LDSG der

Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
Tel.: 0711/615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de